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Administración del tiempo

24/11/2014 14:20 0 Comentarios Lectura: ( palabras)

Enfoque del siglo XXI. Por Coach Pepé Villacís

Problemas comunes que tienen las personas para administrar el tiempo

  • La escasez del tiempo generalmente resulta de una mala administración o una carga de trabajo mal planeada y distribuida.
  • Es frecuente que se trata de hacer demasiado en un tiempo muy corto perdiendo muchas veces la calidad.
  • Algunas personas no saben decir “no” a las distracciones externas.
  • Se establecen metas diarias muy por encima de la capacidad real de poder cumplirlas por una mala planeación.
  • No se preocupan por registrar los compromisos y actividades a los que se comprometen, lo que impide administrar eficientemente el tiempo.
  • Llegan tarde a las reuniones y en situaciones adversas puede producir crisis innecesarias.
  • Trabajan siempre con base a la improvisación diaria o como se presenten las cosas, no permite aprovechar o planear la utilización del tiempo.
  • Confunden prioridades.
  • No usan agenda y se les olvidan las cosas, realizan actividades y acciones en el orden incorrecto, llegan tarde o no acuden a sus compromisos, entre otros.
  • La falta de la planeación del tiempo, en muchos casos, limita la posibilidad de generar alternativas de soluciones factibles y la posibilidad de seleccionar la vía de acción más efectiva.

Puntualidad

  • Muchas personas tiene la costumbre de llegar tarde a sus citas y generalmente están catalogados por sus amigos y conocidos como impuntuales, lo que causa una mala imagen de la persona ante los demás.
  • Cuando alguien llega con mucho retraso a una cita la persona que está esperando puede estar irritada o molesta por el tiempo excesivo de espera y cambia su actitud lo que puede afectar los resultados de una cita o reunión.
  • No es lo mismo encontrar a una persona o un cliente relajado y con buena actitud a una persona tensa y molesta por la falta de puntualidad.

Reglas para administrar el tiempo en reuniones

  • Coordinar con los asistentes el horario y lugar más conveniente para la reunión.
  • Solicitar a todos que asistan puntualmente.
  • Tener una agenda de trabajo organizada.
  • Establecer el horario de apertura y cierre de la reunión.
  • Establecer recesos de 15 minutos cuando las reuniones rebasen las 2 horas.
  • Solicitar a los participantes que traigan a la reunión propuestas listas para exponer.
  • Asignar tiempo límite a cada tema de la orden del día.
  • Moderar las participaciones para que no se extiendan del tiempo establecido.
  • Expresar de forma clara, precisa y oportuna las ideas.
  • Levantar una minuta y entregar a los participantes las conclusiones y compromisos al siguiente día de la reunión.

Es importante tener presente que la capacidad de atención e interés de las personas en una reunión generalmente disminuye a medida que pasa el tiempo.

Reglas para administrar el tiempo en las comidas de negocios

  • Determinar los temas a tratar y la prelación de estos.
  • Evitar contestar los teléfonos y mandar o leer mensajes.
  • Una vez cumplidos los objetivos a tratar proponga sutilmente terminar la reunión.
  • Elaborar una minuta de la reunión y mandársela a los participantes.

Reglas para administrar el tiempo en los viajes de negocios

  • Determinar, organizar y analizar los documentos necesarios para trabajar en las reuniones que se tengan programadas.
  • Tener por escrito una lista de los pendientes por resolver, nuevas estrategias y proyectos e ideas innovadoras.
  • Documentar las conclusiones y compromisos de las reuniones que se realicen durante el viaje.
  • Establecer un método de seguimiento de los compromisos contraídos.
  • Buscar tiempo para contestar los correos electrónicos y atender las redes sociales.

Consejos para administrar la agenda

  • Utilizar los últimos 20 minutos en la oficina para planear y ajustar la agenda del día siguiente.
  • Planear cómo se piensa utilizar el tiempo en el día, en la semana o en el mes para no establecer metas irreales.
  • Dividir las actividades en categorías como: llamadas, juntas, reuniones y visitas programadas e imprevistas, trabajo administrativo y operativo, viajes, desayunos, comidas, descansos, vacaciones, actividades familiares y personales.

Administrar el tiempo eficazmente, es un “Don”, que se puede desarrollar por la mayoría de las personas que se lo propongan. Hay que evitar dedicar demasiado tiempo a las cosas que no son importantes. El tiempo es demasiado caro y limitado para desperdiciarlo.

La diferencia entre las personas que son eficientes, eficaces, productivas y están satisfechas y las que no, es la forma en que administran, utilizan y disfrutan de su tiempo.

“El que no tiene capacidad de administrar el tiempo no es capaz de administrar nada”.

 

Conoce más en: http://www.coachpepevillacis.com/administracion-del-tiempo-enfoque-siglo-xxi-parte-2-de-2/


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Autor:
Dianalópez14 (834 noticias)
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