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Hace 19h

Hacerse cargo de la facturación de una empresa (incluso si se trata de un pequeño negocio familiar) es, sin ninguna duda, una de las responsabilidades más desagradables y engorrosas que puede tener un empresario o un autónomo

Sobre todo si, además, dicha empresa todavía funciona a base de papel y bolígrafo en lugar de subirse al tren de las nuevas tecnologías. Hacer un recuento de los ingresos y los gastos que hemos tenido a lo largo del año, tener en cuenta el coste total de las mercancías adquiridas así como los gastos de su transporte y almacenaje, etc. puede llevarnos todo un día si no hemos sido previsores o no disponemos de los mejores medios para evitar tener que hacerlo de forma manual. ¿Cómo? Muy sencillo, utilizando un sistema de gestión de empresas y facturación online.

Para esto el primer paso que nuestra empresa o negocio, con independencia del sector empresarial al que nos dediquemos, debería dar es el de automatizarse. Es decir, aparcar de una vez por todas el papel y el lápiz y comenzar a reflejar toda la actividad de nuestro negocio a través de un ordenador, una tableta o incluso un móvil. Sin duda, este gran paso nos ayudará a quitarnos por fin de encima las montañas y montañas de facturas, presupuestos y otros papeles varios con los que debíamos lidiar con cada facturación. No obstante, y aunque con esto habremos avanzado considerablemente en buena dirección, todavía podemos avanzar mucho más, todavía podemos facilitarnos aún más las cosas.

El segundo paso, por tanto, sería el de contratar uno de los muchos softwares de facturación online que hay disponibles en la red. ¿Pero qué es un software de facturación online? Pues ni más ni menos que una aplicación capaz de ahorrarnos tiempo y esfuerzo y para cuyo manejo apenas necesitaremos formación alguna. Por lo general, un software de facturación online se encarga de administrar las facturas, los presupuestos, los pedidos, los albaranes, etc. Asimismo gestiona a nuestros clientes y proveedores, los stocks, el almacén de la mercancía y el inventario. Realiza una previsión de los pagos y cobros. Y nos ayudar a elaborar distintos modelos de Hacienda.

Como os imaginaréis, en Internet podemos encontrar infinidad de estos softwares y algunos, evidentemente, serán mucho mejores que otros. El truco para saber elegir estará en contemplar los siguientes aspectos.

¡Debe tener una interfaz fácil e intuitiva! Tanto que ni siquiera sea necesario que sepamos de contabilidad o de facturación para poder utilizarla

1) Para que un software de facturación nos convenga debe, en primer lugar, cubrir todas nuestras necesidades. Esto es, darnos todas las funcionalidades que el día a día de nuestra empresa necesita. Eso será lo primero que debemos mirar. A continuación, y si existe esta posibilidad, podemos fijarnos en la opinión y satisfacción de otros clientes de dicho software o en la fecha desde la que lleva dando servicio. En un entorno tan competitivo como es Internet si algo sigue “vivo” es porque funciona.

2) Los servidores que hagan funcionar el programa deben ser los de la empresa que lo proporciona, no la nuestra. Esto se debe a que la potencia que estas empresas tienen contratada es mil veces superior a la que podamos tener nosotros. Al fin y al cabo ellos dan servicio a cientos de empresas, por lo que deben contar con unos servidores potentes y que aseguren la máxima rapidez a sus clientes y, por lo tanto, a nosotros.

3) ¡Debe tener una interfaz fácil e intuitiva! Tanto que ni siquiera sea necesario que sepamos de contabilidad o de facturación para poder utilizarla.

Y, finalmente, debería permitirnos trabajar en la nube para que, allí donde estemos, tengamos acceso a los datos de nuestra empresa desde cualquier dispositivo electrónico las 24 horas del día.

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