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Como Reconocer y Combatir a los Ladrones que se Presentan en el Control del Tiempo

25/11/2014 18:00 0 Comentarios Lectura: ( palabras)

De los sentimientos que más frustaración provocan a la hora de hablar de control del tiempo es terminar el día y darse cuenta que las horas transcurrieron y no acabamos nada de lo que queríamos hacer

De los sentimientos que más frustaración provocan a la hora de hablar de control del tiempo es terminar el día y darse cuenta que las horas transcurrieron y no acabamos nada de lo que queríamos hacer. Entonces extenuados, tomamos conciencia tarde de que el tiempo se pasó en multitud de cosas, pero sentimos claramente que no hicimos mucho de cada cosa o quizá nada que justificara un verdadero avance.

Si quieres tener un verdadero control del tiempo y así aumentar tu productividad, te recomiendo tener muy en cuenta los tres pasos básicos siguientes:

1.Definir claramente tu objetivo y lo que quieres alcanzar en un periodo de tiempo determinado.

2. Planificar, organizar y administrar las tareas necesarias para llegar a tu meta.

3. Eliminar o minimizar todas aquellas tareas que te distraigan y te alejen el objetivo.

Y es en este último punto donde encontramos los obstáculos que debes vencer.

Si bien la planificación es un paso fundamental para comenzar a optimizar tus días y tu manejo del tiempo, también será esencial que aprendas a reconocer quienes son tus “ladrones del tiempo”. Entonces una vez que conoces a tu enemigo será más fácil combatirlo para tener un mejor control del tiempo.

Los ladrones del tiempo son aquellas actividades que nos quitan fracciones o porciones pequeñas de nuestro tiempo productivo. Muchas veces son interrupciones mínimas, de cinco o diez minutos, pero que al sumarlas resulta que hemos perdido una o dos horas de trabajo verdadero.

La mejor estrategia para detectar nuestros distractores más frecuentes, o descubrir las tareas que nos roban tiempo útil, es llevar un control de todas nuestras actividades, al menos durante una semana.

Toma nota de todas tus actividades a lo largo del día, incluyendo los minutos que te lleva realizar cada una de ellas.

Si mientras estás trabajando, te distraes fácilmente y te levantas cada cinco o diez minutos para prepararte un café, para hacer esa llamada que recordaste de último momento, para mirar un poco de televisión, para revisar un mensaje de correo que acaba de llegar……todos esos minutos se pierden y no habrás avanzado practicamente nada con tu tarea principal.

Entonces registra en una libreta cada una de esas interrupciones, voluntarias e involuntarias, suma los minutos que desperdiciaste en ellas, y calcula cuánto tiempo has trabajado realmente. ¿Empiezas a reconocer los enemigos de tu productividad?

Una vez que registraste todas aquellas actividades e interrupciones que te alejan de tus objetivos,  haz una lista con todas ellas.

Ha llegado el momento de decidir qué hacer para que estos enemigos dejen de causarte problemas. Si bien la lista será distinta para cada persona, hay ciertos ladrones que en mayor o menor medida afectan a la mayoría de emprendedores que intentan optimizar su productividad y aumentar su control del tiempo.

Si has tomado la decisión de completar una tarea en un plazo de tiempo determinado, debes dedicarte exclusivamente a ese trabajo los minutos o las horas necesarios hasta terminarlo. No aceptes interrupciones de ningún tipo, como llamadas telefónicas o visitas no programadas que no sean realmente urgentes.

Aprende a decir que NO. Tanto en tu oficina como en tu casa deja en claro que durante las próximas dos horas (como ejemplo) estarás ocupado y que necesitas mantener la concentración. Pide que no te interrumpan y que no te pasen llamadas.

Reserva unos minutos de tu día para realizar aquellas tareas que postergaste para no interrumpir tu trabajo. Por ejemplo leer y contestar e-mails, realizar y responder llamadas telefónicas. Es importante que para estas actividades asignes un espacio de tiempo limitado. Antes de leer los mensajes, selecciona aquellos que son más importantes por su asunto o su remitente, y empieza con ellos. Haz lo mismo con las llamadas. Si no te alcanza el tiempo que asignaste para terminar la lista de llamadas o mensajes pendientes, déjalos para el día siguiente.Recuerda que lo que no es realmente urgente urgente o importante, puedes eliminarlo o postergarlo.

Esto es apenas la punta del Iceberg para comenzar a organizar tu día y tener un mejor control del tiempo.

¿Cuál de todos los distractores que detectaste te resulta más difícil de vencer?

Déjame tu consulta en los comentarios, para que pueda ayudarte con tu problema específico.

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